保険代理店にはDXが劇的な効果

保険代理店を運営する日々の業務の中でこんなお悩み、ありませんか？

• ベテランの頭の中を共有したいができない
• 次から次へと出てくる新商品。全部の特長を完璧に覚えるなんてやってられない
• コンプライアンスが生産性を大幅に下げている
• 拠点や営業担当者ごとに、情報の伝わり方や熱量に差がある
• 若手にもっと主体的に動いてほしいけど、どうやってモチベーションを上げれば…？
• いまだにFAXでのやり取りが多くて、正直もっと効率化したい！

もし一つでもあてはまるなら、この記事はきっと役立ちます。現在、多くの保険代理店が、目には見えない「コミュニケーションの壁」を抱えています。その壁を乗り越えるためにDXを進めるのは、もはや必須でしょう。でもそれだけでは不十分でしょう。

具体的なDX解決策、Google meetとgemで議事録を5分で作成、NotebookLMで提案の質の劇的向上、と顧客コミュニケーションの施策を紹介。

業態特有の4つの課題

保険代理店業界の業態は特殊性です。保険代理店の営業担当者は保険会社からの規制の厳しい環境で、非常に複雑な商品を扱い多様なお客様と日々向き合っています。板挟みであり、抑圧の強い環境です。

課題１：厳格すぎるセキュリティによる疲弊

保険商品は多岐にわたり、その内容、特長、適用条件などを正確に理解するのは本当に大変です。新しい知識を学び続ける必要がありますが、そのための研修時間を確保するのは重いです。

その一方で、保険業法をはじめとする厳しい規制を、全営業担当者が遵守しなければなりません。ちょっとした知識不足や言い間違いが、お客様からのクレームや、最悪の場合、規制当局からの処分に繋がりかねない。

まさに、厳格なセキュリティ遵守により、商品知識を深めたり新しい商材を売る意欲は削がれているのは否めません。保険代理店運営の営業は常に抑圧と背中合わせです。

課題２：バラバラにちらばった情報

社長の声 ⇓

「あのトップセールスの成功事例、みんなで共有したい」

「このお客様からのフィードバック、すぐに共有したいけど進まない」

メンバー全員に有益な情報がうまく共有されず、個人のスキルに頼りがちになる。結果として、サービス品質や業績にバラつきが生まれてしまうのは、多くの代理店が抱える「あるある」です。

同時に、お客様の大切な個人情報を扱う以上、セキュリティ対策が情報のスピーディな共有を阻害している面は否めません。

課題３：顧客接点が薄い

お客様は電話や対面だけでなく、メール、チャット、SNSなど、様々な方法でのコミュニケーションを期待していますが、保険会社からの縛りで、できないことが実に多いです。

課題４：アナログすぎる仕事術

FAXを使っていたり、議事録や書類作成や管理に多くの時間を取られています。未だにエクセル手打ち、ということもあるでしょう。とにかく手作業が多い。

DX・AIが代理店業務を劇的に変える可能性

「DXって、なんだか難しそう…」と感じる方もいるかもしれませんが、簡単です。保険代理店の業務を劇的に変える可能性を秘めた、具体的なDX・AIソリューションを見ていきます。

保険代理店の仕事の質を飛躍させるAI活用

AIは、単なるアシスタントではなく、もはやなくてはならない業務インフラと言えるレベルまで進化しています。できることは・・・

• AIによる最適なプラン推奨: お客様のデータや属性をAIが分析し、「このお客様には、この保険プランが最適です」と提案のヒントをくれます。
• クロスセル・アップセルの機会発見: 「このお客様は、近々ライフステージが変わりそうなので、追加の保障を提案するチャンスです」といった、人間では見逃しがちな営業機会を教えてくれます。
• 通話内容の自動要約: お客様との長電話の内容も、AIが自動で要約し、記録してくれます。メモを取る手間が省け、会話に集中できますよね。

AIは、営業の「量」だけでなく「質」そのものを向上させる、強力なパートナーです。使ったほうがいいというより、使わなきゃ負けます。顧客情報をAIにいれることの危険性は気になるところです。

具体的なツールは2025年6月現在、google notebookLMはすぐにでも使える強力なツールだと言えます。

活用アイデア１：自社オリジナルの「最強営業トーク生成AI」を5分で作る

営業担当者は、商品知識、業界ニュース、競合情報、過去の成功事例など、大量の情報を頭に入れておく必要があります。これらの情報をNotebookLMにソースとして放り込んでみます。ベテランのトークを録音して放り込むのも有効です。

• NotebookLMでできること:
  • 「〇〇という商品について、30代の独身男性におすすめする時のトーク案を3パターン作って」
  • 「競合のA社の商品と、うちの商品の違いを分かりやすく説明して」
  • 「最近の法改正が、この保険にどう影響するか要約して」
• ソースとして入れるもの:
  • 自社の保険商品のパンフレットや約款（PDF）
  • 業界の最新ニュースが書かれたWebサイトのURL
  • 社内で共有されているトップセールスの営業トーク集（個人情報を除いたもの）
  • 競合他社の商品の特徴をまとめたメモ

NotebookLMを「自社専用AI」として活用することで、提案の質とスピードを劇的に向上させることはイメージしやすいです。

活用アイデア２：匿名化した「お客様の声」からインサイトを発見する

お客様からのアンケートや、商談後のメモから、個人情報を完全に削除・匿名化した上で、NotebookLMに読み込ませます。

• NotebookLMでできること:
  • 「お客様が保険料について、どんな不満を持っているか、傾向を5つにまとめて」
  • 「お客様が最も価値を感じている保障内容は？」
  • 「これらの声に基づいた、新しいサービスのアイデアを考えて」
  • ソースとして入れるもの:
    • 「お客様A（40代・男性・会社員）：保障の手厚さに満足しているが、保険料が少し高いと感じる」といった、個人を特定できない形に加工した顧客の声のリスト
    • ウェブサイトの問い合わせフォームに来た質問（個人情報部分を削除）

生の顧客データを分析することで、これまで気づかなかった顧客の本当のニーズや、サービス改善のヒントを発見できます。

【革命！】Google MeetとGeminiで議事録作成を5分で

次はもっと身近で、誰もが面倒にと感じているであろう、議事録作成の話です。

議事録作成に1時間もかかってしまうのは、2年ほど前までは当たり前でした。しかし、その議事録作成が、たったの5分で、しかも高クオリティで完成します。保険代理店の業務の多くを締めているのは議事録作成です。Google MeetとGeminiを組み合わせると、5分でできます。

やり方は、驚くほどシンプルです。

• Step 1：Google Meetで会議を「録画」＆「文字起こし」する まず、普段使っているGoogle Meetで会議を行う際に、「録画」ボタンを押すだけ。さらに、設定から「文字起こし」をオンにしておけば、会議中の会話がリアルタイムでテキスト化され、会議終了後にはGoogle ドキュメントとして保存されます。（※Google Workspaceのプランによっては利用できない機能もあります） これだけで、一番大変な「会議内容の文字起こし」作業が、完全になくなります！
• Step 2：文字起こしデータを、まるっとGeminiに貼り付ける 次に、生成された文字起こしのテキストを、すべてコピーします。そして、対話型AIのGemini（無料で使えます！）を開いて、入力欄にペースト（貼り付け）します。
• Step 3：「魔法のプロンプト（指示文）」を入力する！ ここがキモです！貼り付けた文字起こしデータの下に、次のような「魔法の呪文」を打ち込んでみてください。
• 【コピーして使えるプロンプト例】あなたは、優秀なビジネスアシスタントです。 以下の会議の文字起こしテキストを元に、要点を押さえた分かりやすい議事録を作成してください。# 作成フォーマット
  • 会議の概要（テーマ）決定事項（箇条書き）ToDoリスト（誰が・何を・いつまでに）懸案事項・次回への申し送り
  # 文字起こしテキスト （ここに、Google Meetで生成された文字起こしデータを貼り付ける）

この指示を送れば、あとはGeminiが数秒から数十秒で、見やすいフォーマットに整えられた議事録の草案を、あっという間に作成してくれます。

この方法がもたらすメリットは計り知れません。

• 圧倒的な時間短縮: 1時間かかっていた作業が5分に。その時間を、お客様との対話や、新しい提案の準備といった、本当に価値のある仕事に使えます。
• 驚くほどの正確性: 人間の記憶に頼らないので、「言った・言わない」のトラブルや、担当者の聞き間違いがなくなります。
• 情報共有の高速化: 会議が終わった直後に関係者へ議事録を共有できるため、ToDoの実行もスムーズになり、組織全体のスピードが格段にアップします。
• お客様対応にも応用可能: お客様とのオンライン面談の際、必ず許可を得た上でこの機能を使えば、打ち合わせ内容をまとめたものをすぐにお客様へお送りできます。認識のズレを防ぎ、「ここまでしっかり記録してくれているのか」という安心感と信頼度の向上にも繋がります。

面倒な作業の自動化

AIの次は自動化です。

申込書のチェック、本人確認書類の認証、システムへのデータ入力。地道で時間のかかる定型業務が結構多いのではないでしょうか？RPAもよいのですが、従業員が5人程度の会社が多い保険代理店。RPAは大げさです。Google app scriptで十分です。

自分でガリガリコードを書かなくてもAIにコードを書いてもらえば素人でも自動化ができちゃいますし、「このメールアドレスにメールがきたら自動のテンプレートで返信する」や、●月●日に〇〇さまにメールを送る、などは自動化が可能です。

音声で顧客コミュニケーションを

さて、ここまでDXとAIの可能性についてお話ししてきましたが、効率やロジックだけでは、人の心は動きません。特に、営業という仕事には顧客とのこまめな接点づくりは重要です。

顧客とつながりを強化するには、コミュニケーション頻度が高ければ高いほど有利です。ザイオンス効果です。

そのために強力なツールがラジオです。「え、ラジオ？今さら？」と思われたことでしょうが、このアナログツールこそが、デジタルなDX時代において、顧客コミュんケーションに「温かさ」を通わせることになります。

年に一度の更新の際のオンライン面談。それだけ？

お客様との接点が、年に一回の更新手続きの時だけ、というケースは多いです。短い時間で、新しい商品の魅力や、お客様のライフプランの変化に合わせた追加の提案をしっかりと行うのは、無理です。

結果として、本当はお客様のためになるはずのアップセルやクロスセルの機会を逃しているという事実。しかも営業マン自身がそこにモチベーションがなかったりすると、営業マンが積極的に新商品をおすすめしたりすることはないでしょう。

伸びない代理店様はこの「接点の少なさ」と「関係性の希薄さ」こそが、根本的な原因なのかもしれません。さて、ラジオの強みです。

• 強み１：お客様の「スキマ時間」に入り込める お客様は忙しいです。メールを開いて長文を読む時間はないかもしれません。でも、通勤中の車の中、家事をしながら、ウォーキングの最中ならどうでしょう？音声コンテンツは、そんな「ながら時間」に、お客様の生活に自然と溶け込むことができます。売り込み感なく、あなたの代理店の声を、定期的にお客様の耳に届けることができるのです。
• 強み２：「人柄」が伝わり、ファンになる テキスト情報はどうしても無機質になりがちです。しかし、音声には、あなたの、あるいは営業担当者の「声のトーン」や「話し方」でリスナーは語り手の人柄に触れます。専門家として誠実に語りかける声、お客様の不安に優しく寄り添う声。その「人柄」に触れることで、お客様は親近感を覚え、「〇〇代理店の人が言うことなら、ちょっと聞いてみようかな」と、あなたの代理店の「ファン」になります。
• 強み３：「売り込み」から「情報提供」へ 「新しい保険が出たのでいかがですか？」というアプローチは、時に警戒心を生みます。しかし、「皆さんの生活に役立つ、お金と健康の豆知識をお届けします」というスタンスのラジオなら、お客様は耳を傾けてくれるはずです。有益な情報を発信し続けることで信頼を積み重ね、いざという時に「まずは、あの代理店に相談してみよう」と思ってもらえる関係性を築くことができます。

お客様がファンになる！「代理店ラジオ」具体的な配信アイデア

「でも、具体的にどんなことを話せばいいのか」お客様が聴いてくれて、自然と次のアクションに繋がるようなテーマは、たくさんあります

1. 『5分でわかる！暮らしに役立つお金と健康のヒント』 NISAの基本、効果的な節約術、季節の変わり目の健康管理法など、保険に直接関係なくてもお客様の生活にプラスになる情報を発信。「この代理店は、いつも役立つ細かな生活の知恵を教えてくれる」というポジションを作ります。
2. 『教えて！〇〇さん！お客様からの素朴なギモンQ&A』 「医療保険とがん保険って、どう違うの？」「年末調整の保険料控除って、結局どうすればいいの？」といった、お客様からよく寄せられる質問に、分かりやすく答えるコーナー。多くのお客様が抱える共通の疑問を解消し、専門性への信頼を高めます。
3. 『人生の“もしも”に備える！ライフイベントまるわかり講座』 結婚、出産、マイホーム購入、子どもの独立、定年退職。人生の様々な転機を取り上げ、「こんな時、どんな備えが必要か」をストーリー仕立てで解説。お客様が自身の未来を考えるきっかけを作り、自然な形で保険の必要性を感じてもらえます。
4. 『新商品、ココがすごい！中の人が語る開発秘話』 新しい保険商品をただ説明するのではなく、「どんなお客様の、どんなお困りごとを解決したくて、この商品が生まれたのか」を、対談形式などで語ります。保険会社の営業マンを読んでこれるなら、という前提ですが。

いかがでしょう？これらのコンテンツを定期的に配信することで、年に一度しか会えなかったお客様とも、毎週、あるいは毎月、声で繋がることができます。この継続的な接触が、信頼の土台を固め、いざという時の提案をスムーズに受け入れてもらえる素地を作ります。

まとめ

いかがでしたでしょうか？保険代理店が直面する特有の課題はDX（google meetで議事録を5分で、notebookLMで提案の質の劇的向上）と顧客向けのラジオでコミュニケーション頻度を高めることで提案力・コミュニケーション力を激的に上げていくことができます。

いいな、と思ったら、是非できることから、試してみてください。

株式会社オフィスエンニチ

社内ラジオのリーディング・カンパニー